5 Gründe, warum Buchhaltungsdienstleister auf KORTO ECM umgestiegen sind
Wer schon mal in einer Steuerberatungskanzlei gearbeitet hat, kennt das Problem: Berge von Belegen, endlose Aktenordner und die ewige Suche nach dem einen wichtigen Dokument. Während Anwaltskanzleien und Unternehmensberatungen längst digital arbeiten, hängen viele Buchhalter noch an traditionellen Methoden fest.
KORTO hat sich in diesem Bereich als praktikable Lösung durchgesetzt. Das Unternehmen entwickelt Enterprise Content Management-Software speziell für Branchen mit hohen Compliance-Anforderungen. Ihre Erfahrung mit regulierten Bereichen wie der DMS in banking Branche fließt auch in spezialisierte Lösungen für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer ein.
Automatisierte Sortierung spart täglich mehrere Stunden
Hier wird es konkret: KORTO erkennt automatisch, was für ein Dokument gerade eingegangen ist. Rechnung, Kontoauszug, Steuererklärung - das System kategorisiert alles ohne manuellen Eingriff. Auch gescannte Belege oder handschriftliche Notizen werden erfasst.
Eine mittelgroße Kanzlei berichtet von erheblichen Zeitersparnissen seit der Einführung. Früher sortierte jemand jeden Beleg von Hand. Heute läuft das automatisch. Die gesparte Zeit fließt in Beratung und andere wertschöpfende Tätigkeiten.
Microsoft-Integration ohne Umstellungsschmerzen
Die meisten Kanzleien nutzen bereits Office 365, Outlook und SharePoint. KORTO dockt direkt an diese Systeme an. Mitarbeiter müssen keine neuen Programme lernen, keine Schulungen absolvieren.
E-Mails mit Anhängen landen automatisch im richtigen Mandantenordner. Excel-Dateien lassen sich wie gewohnt bearbeiten. Teams-Chats bleiben unverändert. Nur die Dokumentenverwaltung wird intelligenter.
Das spart Umstellungskosten und Ärger. Viele Kanzleien scheuen neue Software, weil die Einarbeitung Wochen dauert. Bei KORTO entfällt das weitgehend.
Compliance läuft von selbst
Steuerberater müssen Dokumente unterschiedlich lange aufbewahren. Manche zehn Jahre, andere sechs. KORTO kennt diese Fristen und wendet sie automatisch an.
Das System protokolliert außerdem jeden Zugriff. Wer hat wann welche Datei geöffnet? Bei Betriebsprüfungen können diese Nachweise sofort vorgelegt werden. Die Finanzverwaltung schätzt solche lückenlosen Dokumentationen.
DSGVO-Konformität ist ebenfalls gewährleistet. Personenbezogene Daten werden verschlüsselt und können bei Bedarf vollständig entfernt werden. Ohne Rückstände, ohne Komplikationen.
Mandantendaten bleiben strikt getrennt
In Buchhaltungskanzleien ist Datenschutz existentiell. Ein Versehen kann das Vertrauen von Mandanten zerstören. KORTO sorgt dafür, dass jeder Mitarbeiter nur sieht, was er sehen darf.
Der Lohnbuchhalter hat keinen Zugriff auf Steuerunterlagen. Die Auszubildende sieht keine Partnerdokumente. Jede Rolle bekommt genau die Rechte, die sie braucht - nicht mehr, nicht weniger.
Das System nutzt auch digitale Signaturen für wichtige Dokumente. Nachträgliche Änderungen werden dadurch praktisch unmöglich. Für Wirtschaftsprüfer ist das ein wichtiger Baustein der Revisionssicherheit.
Mandanten bekommen besseren Service
Wenn ein Kunde anruft und Informationen zu seiner Steuererklärung von 2022 braucht, ist das kein Problem mehr. Früher bedeutete das: Archiv durchsuchen, Ordner wälzen, hoffen dass nichts verlegt wurde.
Heute dauert die Suche Sekunden. Alle Dokumente sind digital verfügbar und durchsuchbar. Das verbessert die Servicequalität erheblich.
KORTO bietet auch Mandantenportale. Kunden können bestimmte Unterlagen selbst einsehen oder neue Dokumente hochladen. Das reduziert Telefonate und E-Mails. Beide Seiten sparen Zeit.
Warum der Wechsel sich lohnt
KORTO löst echte Probleme. Weniger Suchzeit, bessere Compliance, zufriedenere Mandanten. Die Investition rechnet sich meist im ersten Jahr durch eingesparte Arbeitszeit.
Wichtiger ist der strategische Aspekt: Kanzleien, die früh digitalisieren, haben einen Wettbewerbsvorteil. Während andere noch Aktenordner durchblättern, können KORTO-Nutzer sich auf Beratung konzentrieren.
Das System ist nicht perfekt und auch nicht billig. Aber für Kanzleien, die den Sprung ins digitale Zeitalter schaffen wollen, ist es eine durchdachte Lösung. Die Alternative - weiter wie bisher - wird langfristig teurer.