Kassenbuch in der Gastronomie: So geht’s
Tipps für gastronomische Betriebe bei Bargeldzahlungen
Unternehmen, darunter auch Kleinunternehmen, sollten ein Kassenbuch führen, wenn sie Bargeldzahlungen generieren. Für gastronomische Betriebe ist dies von besonderer Relevanz. Der Grund: Im Falle einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt dient das Kassenbuch als Nachweis für alle Einnahmen und Ausgaben. Die Basis bildet die Registrierkasse.
Eine Kassensystem-Software erleichtert es Selbstständigen, ihre Ein- und Ausgaben zu verwalten. Doch was ist ein Kassenbuch, was gilt es zu beachten und welche Vorteile bietet eine Kassensystem-Software?
Was versteht man unter einem Gastronomie-Kassenbuch?
Einnahmen und Ausgaben eines Betriebes werden in einem Kassenbuch festgehalten. Somit erhalten die Verantwortlichen einen strukturierten Überblick über die Summe an Bargeld, die sich in der Kasse für gastronomische Betriebe befindet.
Detailliert angeführt sind alle Bargeldeinnahmen und Bargeldausgaben, die getätigt werden. Am Ende eines Arbeitstages überprüfen Betriebe den Soll-Bestand aus dem Kassenbuch mit dem Ist-Bestand in der Kasse. Um die Ein- und Ausgaben zu belegen, müssen alle Rechnungen und Quittungen des Tages beigelegt werden. Die Voraussetzung für die Kassenbuch-Pflicht: Das Unternehmen nutzt eine Geschäftskasse. Die gastronomischen Kassenbücher und Belege wie Preislisten oder Speisekarten müssen aufbewahrt werden – und zwar für mindestens 10 Jahre.
Wer neu im Geschäft ist und weiterführende Informationen zu Kassenbüchern und Kassensystemen für die Gastronomie sucht, kann im Internet mehr über das Gastro-Kassensystem erfahren.
Wichtig ist, dass das Kassenbuch eine klare Struktur aufweist. So sollte sich eine dritte Person einfach und schnell einen Überblick über die Buchungen verschaffen können. Das bedeutet, dass jede Bargeldzahlung mit dem korrekten Datum eingetragen werden muss. Auch der genaue Betrag und die Währung sind anzugeben. Außerdem muss das Restaurant-Kassenbuch in chronologischer Reihenfolge geführt werden und vollständig sein.
Enthalten sein müssen folgende Punkte:
- das Datum,
- der Betrag,
- der Zweck,
- der Umsatzsteuersatz,
- die Belegnummer,
- die Art der Bargeldbewegung (Einnahmen, Entnahmen, Ausgaben),
- der aktuelle Kassenbestand.
Private Bargeldbewegungen, darunter fallen Entnahmen, Einlagen sowie Geldverschiebungen per Überweisung), sowie geschäftlich bedingte Ein- und Ausgaben müssen dokumentiert und mit Belegen versehen werden.
Ein Tipp: Wer den Soll-Bestand täglich überprüft und das Bargeld zählt, vermeidet Fehler. Ursprüngliche Einträge dürfen weder verblassen noch durchgestrichen werden. Aus diesem Grund ist es ratsam, das Kassenbuch digital zu verwalten. Auch hier ist ein Löschen der Einträge nicht erlaubt.
Wird das Kassenbuch nicht korrekt geführt und enthält Fehler, kann das Finanzamt dieses als “nicht ordnungsgemäß” einstufen. In diesem Fall erfolgt eine Schätzung der Einnahmen. Diese hat im Regelfall negative Konsequenzen für den gastronomischen Betrieb.
Kassenbuchführung: die gesetzlichen Richtlinien
Seit 2017 greifen die GoBD-Richtlinien. Seit 2018 wird strenger kontrolliert, ob diese auch eingehalten werden. Laut GoBD müssen Gastronomen ein digitales Kassenbuch führen, wenn diese ein Gastro-Kassensystem wie eine digitale Registrierkasse verwenden.
Um das Kassenbuch digital zu führen, kann eine Kassenbuch-Software zum Einsatz kommen. Diese erleichtert den Prozess und ist einfach zu bedienen. Kassenbuch-Vorlagen dürfen Betriebe nutzen, die kein digitales Kassensystem verwenden.
Doch Vorsicht! Die Daten dürfen nicht veränderbar sein. Die Vorlage muss deswegen ausgedruckt und im Anschluss händisch ausgefüllt werden. Dann muss eine Unterschrift erfolgen.
Im Jahr 2020 trat zudem das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen in Kraft. Seither müssen Unternehmen ihre digitalen Aufzeichnungen über eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) schützen. Diese muss zertifiziert sein.
Die TSE setzt sich aus einem Sicherheitsmodul, einem Medium zum Speichern und einer digitalen Schnittstelle zusammen. Nachträgliche Veränderungen an den Daten darf das System nicht zulassen.
Wer keine elektronische Kasse verwendet und keine digitalen Aufzeichnungen anfertigt, muss dies nicht umsetzen.
Software für die Gastronomie: die Vorteile eines digitalen Kassensystems
Mit einem Gastronomie-Kassensystem können Unternehmen zahlreiche Prozesse digitalisieren. Das bedeutet, dass Betriebe zum Beispiel Tischreservierungen oder Bestellungen digital verwalten können. Auch Bezahlvorgänge und die Archivierung der Geschäftszahlen für den Steuerberater können hier gespeichert, bearbeitet und archiviert werden.
Teil des Gastro-Kassensystems ist das digitale Kassenbuch, das eine GoBD-konforme Buchhaltung erlaubt. Durch die Software kann die Fehlerquote gesenkt werden. Obendrein spart diese wertvolle Zeit – und damit auch Kosten. Denn Bestellungen, Belege und Co. werden digital erfasst. Belege müssen also nicht mehr sortiert und gescannt werden. Ein separates Kassenbuch ist auch nicht notwendig, da die umfassende Lösung dieses bereits enthält.
Darüber hinaus gilt: Ein digitales Kassensystem kann orts- und zeitunabhängig verwendet werden. Ein Zugriff ist demnach zu jeder Zeit und von jedem Ort aus möglich. Die praktischen Kassenbuch-Vorlagen erleichtern die Auflistung der Ein- und Ausgaben zusätzlich. Gleichzeitig profitieren die Nutzer von der Sicherheit, das Kassenbuch finanzamtkonform zu führen. Der Steuerberater nutzt das strukturierte Kassenbuch, um die Steuerklärung für den Klienten zu erstellen und Steuern einzusparen.
Das Fazit – Kassensysteme mit digitalem Kassenbuch in der Gastronomie
Wer eine elektronische Kasse verwendet, sollte ein Kassenbuch führen. Um Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden, wird dieses im Idealfall digital geführt. Digitale Kassensysteme sind All-in-One-Lösungen, die die Prozesse der gastronomischen Betriebe vereinfachen und wertvolle Zeit einsparen.
Neben dem Kassenbuch können Verwender hier Bestellungen, Reservierungen und viele weitere Aspekte verwalten, speichern und archivieren. Dies erleichtert wiederum die Buchführung, minimiert die Fehlerquote und vereinfacht die Erstellung der Steuererklärungen, auf deren Basis das Finanzamt Steuerbescheide erstellt.